Caixa de entrada cheia depois das férias? Como lidar com isso
Caixa de entrada cheia pós férias como lidar?
No mês passado – depois de ter tirado apenas alguns dias de folga durante a pandemia e garantidamente nenhuma grande viagem luxuosa – tirei uma semana de férias. Naquela época, eu me sentia completamente esgotada e sabia que precisava estabelecer limites para a minha comunicação profissional. Então, coloquei o emoji de palmeira no meu status do Slack e até mesmo excluí o aplicativo do meu celular, para não poder ver se alguém tinha me mandado uma mensagem durante as férias (porque o número “1” ao lado do símbolo com certeza me deixaria curiosa demais para não ler a mensagem). Até aí, tudo bem. Mas então eu precisava lidar com o ponto mais baixo da minha vida profissional: minha caixa de e-mails.
Então, escrevi um e-mail automático de “Fora do escritório” que especificava exatamente por quanto tempo eu ficaria ausente. Depois disso, fiquei bastante orgulhosa. Afinal, eu merecia me priorizar agora, depois de um ano inteiro abrindo e-mails irrelevantes com um olhar vazio nos olhos, nove em cada dez começando com “Querida Olivia, espero que você esteja bem!”. Mas não foi tão simples assim. O profundo relaxamento que eu havia construído depois de uma semana de férias, em que eu nem precisava pensar no trabalho, desapareceu em questão de segundos quando abri minha caixa de entrada do Gmail no primeiro dia de trabalho. Por quê? Porque eu tinha 1.400 e-mails não lidos.
Instintivamente, eu queria chorar e depois jogar meu laptop pela janela, diretamente nos trilhos do metrô em frente ao meu apartamento, também conhecido como meu “escritório em casa”. Meu terceiro instinto foi apagar cada e-mail na minha caixa de entrada e agir como se nunca tivesse recebido nenhum. Essa última estratégia teria me poupado muito tempo e estresse emocional. Mas não seria totalmente desrespeitoso com as pessoas que me enviaram os e-mails? E se eu deixasse passar algo realmente importante?
No final das contas, acabei dedicando tempo para abrir cada e-mail que havia chegado durante as minhas férias. Isso levou uma eternidade e foi mentalmente exaustivo – e devo admitir que nenhum e-mail era realmente tão importante a ponto de ter consequências catastróficas se eu tivesse ignorado. A maioria dos e-mails nem mesmo exigia uma resposta minha. No final, tudo parecia tanto sem sentido quanto irritante – e me fez refletir. Talvez no futuro eu devesse realmente apagar todos os e-mails que recebo durante as férias. Se eu pedisse às pessoas que me enviassem novamente seus assuntos realmente importantes assim que eu voltasse, nunca mais teria que me intrometer nessa montanha de e-mails efetivamente irrelevantes.
Depois de ter pensado nessa estratégia para os próximos e-mails de “Fora do escritório” após as férias, decidi discuti-la com alguns especialistas. Entrei em contato com Jocelyn K. Glei, autora de “Unsubscribe: How to Kill Email Anxiety, Avoid Distractions, and Get Real Work Done”, e Cal Newport, autor de “Eine Welt ohne E-Mail: Konzentrierter arbeiten in der Kommunikationsflut”. O problema com pessoas que escrevem livros inteiros sobre como os e-mails podem arruinar nossas vidas é que elas são muito boas em ignorar seus próprios e-mails. Talvez o silêncio deles seja um sinal de que é perfeitamente aceitável apagar todos os e-mails após as férias. Ainda assim, senti que precisava obter uma aprovação profissional antes de fazer isso.
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Também conversei com a Dra. Alice Boyes, autora de The Anxiety Toolkit: Strategies for Fine-Tuning Your Mind and Moving Past Your Stuck Points. Segundo a Dra. Boyes, sua estratégia de e-mail durante as férias deve depender de como você lida com e-mails durante o horário de trabalho. “Eu acho que no final das contas, realmente se resume a: qual é a sua principal tarefa? É a comunicação?”, ela me diz ao telefone. Por exemplo, se você trabalha na área de RP ou comunicação, explica a Dra. Boyes, não seria apropriado nem sensato zerar sua caixa de entrada imediatamente após as férias. No entanto, ela tem outras estratégias que podem ajudar a lidar com um grande volume de e-mails.
Eu contei a ela sobre o meu problema de 1.400 e-mails e que a maioria dessas mensagens não exigia uma resposta direta minha. Nesse caso, a Dra. Boyes sugere que eu poderia estabelecer a regra de excluir todos os e-mails que não são diretamente endereçados a mim. Isso inclui, por exemplo, propagandas, e-mails de “responder a todos” e os populares CCs. É claro que você ainda precisará ler a linha de assunto para identificar esses e-mails, mas ainda é melhor do que ter que abrir cada e-mail individualmente, certo? Eu fiquei convencida imediatamente.
Outra ideia brilhante que a Dra. Boyes usa pessoalmente para lidar com a fadiga de e-mails é ter duas contas de e-mail diferentes. Eu sei o que você está pensando: como ter que verificar duas caixas de entrada é menos estressante? É simples: um dos endereços de e-mail da Dra. Boyes é público e pode ser encontrado por qualquer pessoa. Ele serve como um “ponto de coleta” para pessoas que ela não conhece – como aquelas com quem ela ainda não trabalhou ou spam. Seu segundo endereço de e-mail, privado, ela compartilha apenas com pessoas selecionadas – com quem ela trabalha ativamente ou possui um relacionamento pessoal ou profissional existente. Filtrar e-mails dessa maneira a liberta da pressão de ter que ler ou responder a mensagens que chegam na caixa de entrada “pública”. Além disso, ela pode simplesmente ignorar completamente esses e-mails, se quiser, porque sabe que coisas realmente importantes só chegam à outra caixa de entrada.
“Eu acho que esse sistema funciona muito bem”, diz a Dra. Boyes. “Eu posso efetivamente ignorar tudo o que chega na minha caixa de entrada de pessoas desconhecidas no meu trabalho.” No entanto, ela adverte que o método de ter várias caixas de entrada também pode fazer com que você perca algumas oportunidades. Dependendo de quem você é e como é o seu trabalho, o risco pode valer a pena, às vezes, perder algumas mensagens. Nesse caso, precisamos equilibrar nossas próprias ambições e bem-estar mental.
No entanto, segundo a Dra. Boyes, o maior problema é que a mensagem de ausência se tornou completamente insignificante em muitos lugares, especialmente nos Estados Unidos. Todos os verões, o Twitter (ou “X”) está cheio de posts comparando a abordagem europeia (“Não estarei trabalhando até 18 de setembro. Todos os e-mails serão excluídos automaticamente.”) com a americana (“Estou no hospital. As respostas aos e-mails podem ser atrasadas em até 30 minutos. Desculpe pelo inconveniente! Se for urgente, entre em contato comigo na sala de emergência em…”).
As mensagens de ausência dos europeus são como “Não estarei trabalhando até 18 de setembro. Todos os e-mails serão excluídos automaticamente.” Americanos: “Estou no hospital. As respostas aos e-mails podem sofrer atrasos de até 30 minutos. Desculpe pelo inconveniente! Se for urgente, entre em contato comigo na sala de emergência em…”
— Leanna Orr (@LeannaO) 10 de julho de 2020
Out-of-office na Europa: “Estou acampando durante o verão. Envie um email novamente em setembro”
Out-of-office nos Estados Unidos: “Deixei o escritório por duas horas para passar por uma cirurgia de rim, mas você pode me contatar no celular a qualquer momento”— Samuel Pollen (@samuel_pollen) 30 de abril de 2021
Como mencionado anteriormente, eu estava bastante orgulhoso de não ter escrito nada como “A resposta pode demorar um pouco” no meu email de ausência. Em vez disso, eu enfatizei diretamente que não leria meus emails durante as férias. Infelizmente, nossa sociedade não respeita esses emails de “Fora do escritório” como eu gostaria. “Percebi que você nunca sabe se essa resposta automática é verdadeira”, diz o Dr. Boyes. Muitas vezes, você recebe um email automático de ausência – e logo depois uma resposta real da pessoa para quem você escreveu. “Acredito que muitas pessoas pretendem fazer apenas certas tarefas de trabalho durante as férias – como responder a emails que exigem apenas mensagens curtas. Mas isso se acumula, e mais coisas acabam sendo adicionadas”, diz o Dr. Boyes. “Se você abrir essa porta durante as férias, mesmo que seja apenas um pouquinho, você acaba fazendo mais do que pretendia. Isso pode tirar completamente o seu modo de férias.” Além disso, isso afeta as expectativas daqueles que estão tentando entrar em contato com você. No futuro, eles podem sempre assumir que você está disponível. “Acredito que ninguém confia mais nessas mensagens de ausência”, diz o Dr. Boyes. “Quem as recebe pode pensar: ‘Ah, isso significa que talvez demore apenas algumas horas para eu receber uma resposta, ou talvez eu só receba um email à noite’, em vez de realmente assumir que a resposta só chegará na próxima semana.”
Então, como escapamos desse inferno de emails em que parecemos estar vivendo? Como isso é um problema cultural, não há uma resposta simples para isso – especialmente para aqueles de nós que estão em posições juniores. No entanto, se você for capaz de se comunicar apenas por meio de uma mensagem de ausência durante as férias, isso pode afetar positivamente não apenas a sua saúde mental, mas também a dos outros. “Tente ser um exemplo para os outros. E mesmo que você não consiga se desligar completamente do trabalho durante as férias, pelo menos respeite as férias e as mensagens de ausência de outras pessoas, para que elas não se sintam pressionadas.” Quanto mais respeitarmos e valorizarmos essas mensagens, mais perto estaremos de uma sociedade onde “Selecionar tudo > Excluir” seja uma opção completamente aceitável no primeiro dia de trabalho após as relaxantes férias.
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